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      設計院實現管理數字化,如何避「坑」?
      2022-03-09 來源:天強 

        作者|趙月松 天強TACTER 副總經理 肖小龍 天強TACTER IT咨詢顧問

        管理數字化的那些“坑”

        01

        拿來主義

        為何其他設計院的成功案例拿到自己身上卻不靈了?信息系統部署了,但是設計院并沒有真正用起來。有些“高大上”的功能可能根本用不上,而真正想要符合本院特色的內容卻沒有覆蓋。這種情況可能就是不小心跳進了“拿來主義”的坑。

        大部分設計院以辦公審批為主的OA系統大都部署完成,但是面向業務運營環節的經營、生產、知識、財務等系統的建設就不太理想。這些系統與業務流程關系緊密,涉及到深度融合和二次開發,不同院之間差異很大,往往只能滿足部分業務需求,無法完整對業務管理通過信息化支撐,信息化管理效果大打折扣。

        某市政工程設計院信息中心主任談到:我們的OA作為日常管理系統基本能覆蓋辦公需求,經營上的合同、發票、收付款、統計等信息也都有覆蓋,但仍然欠缺項目前期的投標系統、電子簽章等內容,還沒有把一個完整的設計價值鏈流程融合進來,信息管理完成的質量和效果不佳。

        02

        新瓶裝舊酒

        當前,大部分設計院管理數字化實質上是對管理現狀進行簡單在線化處理和信息化改造,是對現有管理模式的映射和技術補丁,而非革新方案。如果沒有解決傳統信息化數據孤立、系統分隔的問題,則會使管理數字化的協同難度和管理成本因技術屏障而進一步增高,難以真正實現數字化決策發展。

        真正的管理數字化不僅僅只是簡單的信息化建設,而是從傳統管理走向協同管理,從步調不一走向均衡同步。它一定是多學科技術產生的化學聚變反應,是模型、數據、軟件、泛智能基礎設施化整為零的過程,而不是過度追求新技術應用的花架子。

        03

        數據孤島

        設計院內最常見的場景是,在信息化建設中投入大量資金上線OA、項目管理、人力資源、財務等諸多管理系統。但在平時的應用中,OA系統只被用來做日常行政管理,項目管理只用于項目記錄與統計等,再加上不同業務部門內部一些管理系統,這些系統之間數據互不相通,集成應用難度大,讓設計院完整的業務鏈上孤島林立,數據之間缺乏關聯性,雖然收集和存儲大量數據,卻無法應用這些數據來做運營及戰略決策。

        面對數據孤島,設計院又常常會陷入盲目求新求快的境遇,不關注數據背后的邏輯。事實上,設計院需要因地制宜,從技術層面,可以用ESB、SOA、云原生等技術集成應用,可以使用ETL等工具進行數據清洗與治理,逐步搭建數據倉庫,構成數據中臺;從邏輯層面,關注數據的產生與應用,著眼于未來,構建具備前瞻性的數據邏輯關系。

        04

        體驗不佳

        因為使用體驗感較差、缺乏宣貫推廣以及相應的激勵約束機制等,員工對管理信息系統的使用效率并不高,或者選擇性使用,甚至無人使用的狀態,不僅造成投入浪費,反而對管理體系優化起到反作用。

        某建筑設計院信息檔案部負責人表示:我們的信息系統建設持續時間很長,從OA開始一直到現在的項目管理和設計平臺,但在這個過程中我們發現,一方面系統用起來問題還是很多,數據信息在不同系統之間傳遞效果不佳,導致員工使用體驗不好;另一方面,員工自主學習能力不強,仍然保持傳統的工作習慣,數字化協同辦公和設計使用意識低。

        數字化管理的價值體現

        設計院管理數字化的核心是通過“數字技術+管理創新”雙輪驅動,構建企業智慧大腦,實現企業智慧管理能力的持續提升,從而幫助企業能夠隨著內外環境變化和目標調整而自主尋優,動態調整業務、組織和資源配置,實現企業智慧成長。

        01

        賦能精益管理

        圍繞人財物等核心資源提高標準化、精細化管理水平,實現資源配置的高效集約化和共享化,提升管理效率,降低管理成本,增強對公司運營管理的全面感知力、實時監管力和風險防控力。

        02

        賦能智慧決策

        以生產數據為源頭、以財務數據為基礎、以運營數據為載體,實現經營管理各環節的可視可控和精益高效,實現信息穿透和基于監控指標的預警能力,為各級管理層(公司、部門、項目)等提供日常管理決策的數據依據,通過數據分析推動量化決策支撐。

        03

        賦能服務創新

        將所有項目集成于同一平臺,以支撐多復雜度、多建設類型、多承包模式項目的交付為核心,實現設計施工協同、前后場管理聯動和現場智慧化管控,打通產品交付價值鏈。

        以中部某公路勘察設計研究院為例:

        該院隸屬于央企集團,連年入榜“中國工程設計企業60強”,是國家高新技術企業。他們在管理數字化上以業務與財務融合為聚焦點,著力打造業財一體化體系。

        1、經營收款業務與財務融合。經營生產與財務系統中的收款信息數據對接后,形成預算、經營生產和財務系統的收款閉環管理,提高收款入賬效率,便于業務人員實時掌握收款指標完成情況,有效激勵和保障項目收款。

        2、分包采購業務與財務融合。分包采購業務與財務信息共享后,提高分包采購信息傳遞效率,改善經營生產系統中付款信息滯后的情況。在“以收定支”原則的基礎上開展分包付款聯動式預算,根據收款確定付款額度,從付款角度刺激了賬款的回收,同時在收款欠缺的情況下,控制付款額度,保證公司經營生產活動的順利開展。

        3、保證金業務與財務融合。保證金業務與財務信息數據銜接后,加快保證金信息傳遞、單據流轉速度,提高信息傳遞質量,及時登記保證金回款信息,減少保證金在流轉環節的資金占用。

        4、經營生產、人力資源、資產管理、單點登錄業務與財務融合。經營生產、人力資源、資產管理系統將項目、業主、分包商、員工和資產等信息傳遞至財務系統后,公司的項目、往來單位、人員和資產等信息全面結合,實時反饋,打破財務與業務信息壁壘,形成財務業務高度協同,加強財務對業務事前及事中的管控能力,實現各項信息的全面統一管理,推動業財一體化。單點登錄的開發應用,進一步實現財務與業務系統融合,提升整體的處理效率、提高信息透明度。

        管理數字化的主要內容

        01

        綜合辦公平臺OA

        是設計院辦公門戶平臺,包括辦公管理子系統、公文流轉等。

        02

        經營與項目管理系統

        涵蓋項目管理和經營管理,基本實現了項目管理全過程信息化(包括設計項目、總承包項目、其他類型項目等)。圍繞項目報批、商務管理、合同管理、項目生產管理、成果與過程記錄、項目收付款、項目成果管理等方面實現相關流程與服務的接口集成與打通,實現了利用底層項目運作數據,通過數據聯動分析實時了解整體項目運作狀態,促進項目經營信息的共享、交流、處理效率,最終達到增強企業營運效益的目的。

        03

        協同生產系統

        包括二維協同設計和三維協同設計平臺,整合設計及流程管理,搭建的項目設計與管理一體化的集成平臺。涵蓋從設計、提交、傳閱、校對、審核、批注、會簽、互提、變更、發布到最后的出版、歸檔等,提升項目團隊的整體工作效率,為實現設計作品向設計產品的轉化提供可能。

        04

        智慧決策系統

        以生產數據為源頭、以財務數據為基礎、以運營數據為載體,實現經營管理各環節的實時感知、可視可控和精益高效,實現信息穿透和基于監控指標的預警能力,包括宣傳展示、運營監控、生產調度、應急指揮、視頻會議、安全監控等,為日常管理決策提供數據依據,通過數據分析推動量化決策支撐。

        05

        其他管理系統

        包括知識管理系統、人力資源系統、財務管理系統等。

        管理數字化的避“坑”操作指南

        管理數字化的建設要以管理體系重構為主線,以數據協同集成為抓手,自主建設與采購服務相結合,并配套相應的激勵約束機制。

        01

        以管理體系重構為主線

        管理信息化的背后是管理邏輯,在管理信息化系統建設之前一定要重新梳理優化,甚至重新構建管理體系和框架,進而通過信息化系統承載新的管理體系,要避免將管理現狀簡單地進行在線化處理。

        02

        以數據協同集成為抓手

        在信息化水平建設到一定程度,各系統基本健全的狀態下,逐步以三個數據一體化(業財一體化、業人一體化、人財一體化)推動系統間的數據集成,逐步建設數據中臺,真正發揮數據賦能管理與決策。

        03

        自主建設與采購服務相結合

        完全依靠外部專業信息化服務商的優勢是經驗豐富、建設速度相對較快,劣勢是后續維護響應相對慢,難以適應業務與管理要求持續優化升級;完全自主開發的優勢是貼合自身需求、后續維護和升級相對容易,劣勢是視野窄、容易變成補丁式建設。所以建議自主建設與采購服務相結合。

        04

        配套相應的激勵約束機制

        系統實施運行后需要制定相應的約束機制、激勵機制以保障業務單元、員工能夠主動適應和使用系統,逐步形成工作慣性。

        某電力勘測設計院信息中心主任表示:我們最早在2009年就成立數據中心專門解決當時設計和管理面臨的各種問題,特別是配備了軟件開發人員,自主研發系統支撐數字化管理和協同設計,也同時設置了專門的激勵機制保障數字化的落地。隨著時間推移,現在形成了“一個平臺、一個模型、一個數據架構”的自主研發覆蓋整個數字化管理的體系,圍繞我們院里的智慧水務、智慧能源、智慧城市等板塊,用數字化管理和數據,賦能生產并提升效率。

        天強說

        數字化轉型持續投入大,成效不明顯,軟件二次開發難度大,代價風險高……正確又艱難的路上,這些“坑”是整個行業面臨的痛點。設計院避“坑”的核心是堅持“量體裁衣”,把管理數字化看成一條主線,以此形成一條以數據為核心的價值鏈,圍繞流程、管理、人員三個方面作用于生產、服務、運營過程,從而產生新價值、新動能、新增長點。



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